Kegiatan online atau virtual event bukanlah sesuatu yang 100% baru. Meski ada banyak aplikasi baik yang gratis maupun berbayar di internet, perkembangannya amat lambat. Virtual event identik dengan dunia penyiaran public atau kalaupun dilakukan oleh lembaga non penyiaran jangkauannya masih terbatas.

Pandemi Covid-19 kemudian merevolusi virtual event. Kebutuhan akan hal-hal yang bersifat online menjadi mutlak akibat pembatasan atau penjarakkan sosial. Agenda offline terpaksa digeser menjadi agenda online. Baik pemerintah maupun swasta dan komunitas lainnya yang mesti menyelenggarakan kegiatan akhirnya mesti mengadakan acara secara online.

Heri ‘Lentho’ Prasetyo dan Eko ‘Pece” Supriyanto, dua orang seniman tari yang berasal dari Surabaya dan Surakarta berbagai pengalaman dalam merancang dan melaksanakan virtual event melalui zoom kepada peserta Pelatihan Perancangan Virtual Event di Samarinda.

Ada banyak jenis virtual event, namun keduanya menekankan perancangan dan penyelenggaraan virtual event dalam bentuk festival.

Eko Supriyanto yang sampai kini aktif mengajar di ISI Surakarta, menyebut bahwa festival sebagai sesuatu yang berulang secara periodik.  Karakteristik festival sendiri juga unik oleh karenanya tidak ada satu model standar yang bisa dipakai untuk mengelola semua jenis festival.

“Karena setiap festival punya tujuan berbeda-beda, ada yang edukatif, ada yang promotif, menyatukan komunitas, penguatan budaya dan lain-lain. Maka sebuah festival mesti direncanakan dalam strategi komunikasi agar berjalan dengan efektif,” terangnya.

Karena sebuah festival harus punya pesan, makna dan nilai yang ingin dicapai, maka Eko menekankan pentingnya untuk memulai sebuah rencana festival dengan riset yang mendalam. Hasil riset itu kemudian dikembangkan dengan imajinasi agar mampu menghasilkan rancangan yang menarik.

Salah satu gagasan menarik disampaikan oleh Heri Prasetyo yang mengawangi beberapa festival dalam bentuk virtual event antara lain Surabaya Dance Festiwal dan GWalk Percussion Festival adalah pelaksanaan virtual event dengan mengambil lokasi destinasi wisata.

“Destinasi wisata sebagai panggung sudah menarik, tidak perlu membangun panggung baru. Dan waktu pelaksanaannya saat matahari terbit atau saat matahari mau terbenam. Sehingga kita tak perlu bantuan banyak lampu,” terangnya.

Pemilihan lokasi atau tempat penyelenggaraan acara menjadi amat penting karena hal ini bisa menjadi salah satu penentu perbedaan sebuah festival dengan festival lainnya.

“Jangan sampai sebuah festival mengekor festival lainnya. Menjadikan sebuah festival lain sebagai inspirasi tentu boleh, tapi menjiplak jelas NO,” tegas Eko dengan nada mengingatkan.

Lebh lanjut tentang faktor pembeda dari sebuah festival dengan festival lainnya, Eko menekankan pentingnya kepekaan dari perencana untuk memilih materi dan berupaya membentuk sesuatu yang ‘baru’.

“Perancang virtual event juga harus jeli menentukan gimmick untuk menyusun dramatikal, cerdas merangkai materi dan piawai menyusun tim yang solid,” paparnya.

Sementara berkaitan dengan pendemi yang belum usai, Heri mengingatkan agar perancang virtual event menaati protokol atau prosedur kesehatan saat mengeksekusi kegiatan.

“JIka menghadirkan penonton atau pengunjung, area harus diatur sesuai prosedur kesehatan. Pengisi acara atau yang aktif dalam penyelenggaraan festival harus dilakukan rapid test dan pemantauan sesudah mengisi atau melaksanakan acara,” tekan Heri.

Baik Heri maupun Eko sepakat dimasa sekarang ini tidak mungkin mengadakan acara sebanyak pada masa-masa sebelum pandemi.  Namun dengan virtual event para penyelenggara kegiatan baik dari pemerintah, swasta (event organiser) maupun Pokdarwis bisa tetap menyelenggarakan acara.

“Sedikit kegiatan tidak apa-apa, yang penting bermutu,” tegas Heri.

Dan Eko Supriyanto yang juga merupakan tenaga ahli dari Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan, Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, mengajak para penyelenggara kegiatan untuk terus berkreasi.

“Silahkan kalau ada gagasan yang menarik, komunikasikan dengan saya. Nanti saya akan bantu mengkomunikasikan dengan kementerian,” ujarnya membuka diri.

Belajar dari Visit Kaltim Fest 2020

Dinas Pariwisata Provinsi Kalimantan Timur sejak September lalu telah melaksanakan serangkaian virtual event bertajuk Visit Kaltim Fest 2020.

Rangkaian virtual event ini dimulai seri I dari Penangkaran Rusa Api Api, Penajam Paser Utara dengan Tajuk dari IKN untuk Nusantara. Kemudian dilanjutkan dengan seri II masih dari Penajam Paser Utara dengan tajuk Susur Sungai Tunan. Dan berlanjut dengan seri III dari Miau Baru, Kongbeng, Kutai Timur dengan tajuk Eksotika Kayan. Rangkaian virtual event ini akan ditutup dengan seri IV di Samarinda dengan mengangkat tema fashion.

Sri Wahyuni, Kepala Dinas Pariwisata Provinsi Kalimantan Timur dengan senang hati membagikan pengalaman bagaimana tim dari Dinas Pariwisata Kalimantan Timur menyelenggarakan virtual event untuk pertama kalinya dengan modal pengalaman nol.

“Visit Kaltim Fest 2020 awalnya direncanakan sebagai acara offline, tatap muka. Tapi gagal karena pandemi sehingga kami rubah menjadi serial virtual event. Jadi kami sama sekali tak punya pengalaman, kita memulai dengan trial and error,” papar Sri Wahyuni.

Dengan kerja keras dan kerjasama tim yang baik akhirnya vitual event bisa dilaksanakan serta berkembang semakin baik dari seri ke seri.

“Setiap kali selesai sebuah seri, kita melakukan review, menyempurnakan yang kurang dari seri sebelumnya,” lanjutnya.

Sri Wahyuni menuturkan agar virtual event mampu menarik viewer, acaranya harus dibagi dalam beberapa segmen yang menarik dengan mengkombinasikan antara video mini dokumenter, penampilan musik dan tari, dialog dan narasi-narasi singkat.

“Dalam pelaksanaan setiap item dalam masing-masing segmen harus ditentukan waktunya dan ditaati. Operator harus disiplin dan MC atau host, juga mengantar setiap segmen secara ringkas dengan narasi yang sudah disiapkan (cue cards). Jadi penjelasan tidak lari kemana-mana,” tegas Sri.

Oleh karenanya dalam perencanaan run down acara mesti disusun dengan ketat. Sehingga setiap penampilan akan langsung mulai begitu tiba gilirannya.

Selain itu dalam pelaksanaan diperlukan cadangan atau back up terkait catu daya, maupun signal atau jaringan. Sebab jika daya listrik mati atau putus maka virtual event akan terhenti atau terjeda. Pun juga jika jaringan tidak cukup kuat untuk meng-online-kan acara maka akan gagallah kegiatan virtual event itu.

“Jadi tidak ada jeda atau waktu kosong yang bisa membuat penonton meninggalkan acara,”  lanjutnya.

Kepada para peserta, Sri Wahyuni menyampaikan bahwa apa yang dilakukan oleh Dinas Pariwisata Provinsi Kaltim tidak diklaim sebagai yang terbaik. Namun mesti diakui bahwa virtual event yang diselenggarakan sebanyak 3 seri telah sukses menarik minat dan perhatian pemirsa di dunia maya (viewer).

“Setiap seri jumlah viewernya makin bertambah. Artinya virtual eventnya semakin menarik.” ujar Sri menyimpulkan.

Mengakhiri bagi-bagi pengalaman Dinas Pariwisata Provinsi Kaltim dalam penyelenggaraan virtual event, Sri Wahyuni mengajak masing-masing perwakilan kabupaten/kota untuk merencanakan dan melaksanakan virtual event di awal tahun anggaran 2021 nanti.

“Jangan sampai Januari s/d Maret 2021 nanti tidak ada kegiatan, tidak ada penyerapan anggaran. Mari kita saling berkomunikasi, berkoordinasi dan saling dukung agar kita bisa mempunyai kalender virtual event bersama” ajaknya.

Peserta berfoto bersama dengan Kepala Dinas Pariwisata Provinsi Kaltim dan Kepala Bidang serta Kepala Seksi dari Bidang Pengembangan Karya Seni Budaya Dinas Pariwisata Provinsi Kaltim usai penutupan pelatihan.

note : artikel ini merupakan kerjasama pemberitaan antara Bidang Pengembangan Karya Seni Budaya, Dinas Pariwisata Provinsi Kaltim dengan Borneo Corner/kesah.id

 

 

 

 

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

13 + 11 =